Последние комментарииСхема взаимосвязи основных элементов документооборота. Категория
Технология управления объединяет все основные элементы документооборота, которые опираясь на нее, должны развиваться и совершенствоваться в синхронной зависимости от производства (управляемой системы).
Так, например, необходимо усовершенствовать составление документов, улучшить их внутреннее содержание, усовершенствовать процессы, связанные с организацией труда работников аппарата управления (исполнителей управленческих операций), системы поиска, хранения и обработки документов, что возможно лишь при последовательном развитии систем и методов работы, а также техники управления. В связи с этим особую значимость приобретает создание методов изучения существующей системы документооборота.
Потребность в таких методах вызвана также усложнением самого производства и как следствие, управления им (резко возрос объем документированной информации, перерабатываемой служащими промышленных предприятий). Все это свидетельствует о том, что вопросам документирования и документооборота на любом предприятии должно уделяться самое серьезное внимание.
Механизация является обязательным условием рациональной постановки делопроизводства в каждом учреждении и предприятии, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда. Она должна осуществляться на основе упорядочения делопроизводства, с учетом порядка и правил, устанавливаемых соответствующими разделами основных положений (ЕГСД —единая государственная система делопроизводства), а также другими действующими нормативно-распорядительными документами. Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами.
Цель механизации заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций техническим средствам. Комплексный подход при такой механизации обеспечивает наиболее эффективное выполнение персоналом предприятия (учреждения) делопроизводственных процессов.
Под комплексной механизацией понимают применение технических средств для всей последовательности операций с входящими, исходящими и внутренними документами, обеспечивающими наиболее эффективное выполнение персоналом предприятия или учреждения делопроизводственных процессов. При проведении комплексной механизации следует учитывать функциональные особенности конкретных служб, объем и характер документационных работ, а также действующие нормативы численности обслуживающего персонала и нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
Разработка рациональных технологических процессов управленческих работ должна вестись с учетом возможностей оргтехники. Кроме того, эффективное применение средств оргтехники в рамках определенного технологического процесса возможно при соблюдении следующих условий: средства оргтехники должны быть последовательно расположены в соответствии с технологическим циклом и согласовываться по носителям информации; такие средства необходимо согласовывать по производительности.
Работы выполняемые в аппарате управления, можно подразделить на три группы: повторяющиеся (механические), регламентированные определенными правилами или техническими условиями (к ним относятся работы, выполняемые делопроизводственным персоналом и частью ответственных исполнителей); комплекс повторяющихся работ, составляющих в основном идентичные циклы (такой характер имеют многие виды деятельности ответственных исполнителей); неповторяющиеся работы или такие, цикл исполнения которых очень продолжителен (их осуществляют в основном, руководители и часть ответственных исполнителей).
К таким работам относятся: составление и оформление документов, организация и проведение совещаний, счетно-вычислительная работа, экспедиционная обработка корреспонденции, регистрация документов, справочная работа по документам, контроль за сроками :исполнения и правильностью оформления документов, архивные работы, транспортировка документов, копировально-множительные работы.
Для механизации делопроизводственных процессов используются машины, аппараты и устройства, которые классифицируются по их назначению и функциям. К ним относятся средства составления текстовых документов, копирования и оперативного размножения документов, обработки документов, поиска, хранения и транспортирования документов для чертежных работ и счетных операций, мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений, средства сигнализации и информации.
Указанные средства оргтехники разделяются в основном на соответствующие группы, конкретизирующие их технологическую функцию и отражающие сложившиеся в практике планирования и управления разделение труда и специализацию производства. Функции такой оргтехники составляют следующие шесть групп: подготовка документов; копирование и размножение документов; экспедиционная обработка и транспортирование (доставка) документов; регистрация документов и построение учетно-справочного аппарата; контроль за исполнением документов; формирование, оформление, хранение и использование дел. Каждая технологическая операция данных функциональных групп выполняется с помощью конкретных средств оргтехники.
Типовые технологические схемы процессов управленческих работ являются основой комплексной механизации управленческих функций. Характеристика функций, анализ их составных элементов во взаимосвязи и взаимодействии позволяет выявить работы, охватываемые АСУ и вычислительной техникой, и работы, поддающиеся механизации средствами оргтехники, с применением методов организационного проектирования.
Технология выполнения функции делопроизводства позволяет: выявить возможность механизации определенных операций в процессе выполнения той или иной работы и регламентировать их выполнение на конкретном рабочем месте, что является базой для создания типовых комплексов средств оргтехники; обеспечить однократность выполнения операций, причем каждый предыдущий этап выполнения работ является подготовительным для выполнения следующего этапа (например документы, подлежащие регистрации, выявляются на этапе экспедиционной обработки; документы, подлежащие контролю,— на этапе регистрации и т. д., что в целом способствует ускорению документооборота и рациональной расстановке средств оргтехники в соответствии с технологическим циклом); предусмотреть рациональное распределение обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы; освободить руководителей и специалистов от выполнения несвойственных им операций.
Наиболее широко применяется оргтехника в АСУ предприятий и различных отраслей народного хозяйства (ОАСУ).
Схема использования средств оргтехники в таких системах может быть составлена с учетом общего принципа управления: информация поступает «вверх» от управляемого объекта к управляющему, а последний вырабатывает и посылает «вниз» управляющие воздействия.
Средствами оргтехники на предприятиях (в цехах, отделах, ВЦ, АСУП, пунктах оперативного управления, на информационных пунктах) готовятся формализованные сообщения (кодограммы) для отправки на ВЦ обычных сообщений (телеграмма и документы), дополняющие данные для ОАСУ и поступающие прямо в аппарат министерства. Оргтехника необходима также для регистрации, хранения, обработки принятых распоряжений, указаний и запросов «сверху» и от «соседей».
В вычислительном центре АСУ (ОАСУ) вспомогательными средствами оргтехники поступающая информация предварительно обрабатывается, после чего она вводится в ЭВМ, используется для размножения табулаграмм, для хранения носителей информации, для управления подразделениями ВЦ и др.
В аппарате министерства (ведомства) средства оргтехники помогают принимать, обрабатывать, размножать и рассылать по адресам документы, готовить проекты решений, находить нужные сведения в архивах, вести переговоры, обсуждать производственные ситуации, готовить и рассылать информации, приказы, доклады и т. д.
Технологический процесс приема, обработки и доведения до руководства неформализованной информации, дополняющей данные ВЦ ОАСУ, или формализованных документов, по разным причинам не проходящих через ОАСУ, слагается из следующих пяти основных операций: приема, регистрации и предварительного хранения документов; подготовки к вводу документов в «ручную» систему обработки (сортировка, предварительный доклад руководству для назначения исполнителей, постановка и контроль за исполнением документа); ввода документов в систему обработки информации (передача исполнителям или хранение в архиве); обработки документов исполнителями по принятым методикам (технологическим картам, алгоритмам). Например, изучение и анализ материала, установление логической связи документа с ранее полученными из ВЦ табулаграммами, накопление аналогичных материалов, ознакомление со сходными архивными данными, уточняющие переговоры с предприятиями и учреждениями, необходимые расчеты, подготовка первой редакции проекта решения и размножения его через машинописное, диктофонно-машинописное бюро, согласование документа с заинтересованными отделами и управлениями министерства, подготовка второй редакции проекта и возможное уничтожение проекта первой редакции, увязка проекта с данными ВЦ ОАСУ; вывода результатов (оформления проекта через машинописное бюро, копирование проекта для последующего его обсуждения в высших инстанциях, передачи материала начальнику отдела или управления для доклада и обсуждения в высшем звене управления).
При первой операции могут использоваться конвертовскрыватель устройства, картотеки учета поступивших и находящихся в обращении документов, подвесные карточки для временного хранения документов, не направленных на подшивку в дела.
При второй операции требуются стеллажи и папки для раскладки документов внутри учреждения: настенных и плоских обозримых картотек для фиксирования движения документов с помощью жетонов, вставляемых в ячейки картотеки; автоматизированных и механизированных систем контроля за прохождением до: кументов в учреждении с использованием ЭВМ или счетно-перфорационной машины (СПМ) с печатанием сводок для руководства о ходе исполнения документов.
Исполнители третьей операции имеют портфель или чемодан для документов, индивидуальное хранилище (ящики письменного стола или сейф). Архивные документы хранятся в специальных шкафах и стеллажах, в том числе механизированных, позволяющих быстро найти требуемые документы. Имеется набор приспособлений для компоновки документов в дела (тиски для зажима документов, сверла и др.), а также упрочнения (ламинирования) для часто требующихся документов.
Выполнение четвертой операции обеспечивается с помощью средств общения исполнителей с другими специалистами своего ведомства, подчиненных и взаимодействующих предприятий и организаций, а также с вычислительными центрами данной отрасли. Для этого используются все виды отраслевой внутриучрежденческой и внешней телефонной и телеграфной связи, средства, создающие современные удобства при переговорах (с приоритетом, запоминанием информации, упрощенным вызовом, возможностью ведения циркулярных переговоров и т. п.). Наряду с этим применяются средства общения с ЭВМ ВЦ, например дисплей, а также простые и автоматизированные информационно-поисковые устройства, позволяющие пользоваться крупными массивами информации. Используются настольные электронные счетно-клавишные машины с упрощенным вводом данных и возможностью переключения на работу по программе.
В ходе пятой операции возможно применение комплекса средств современной оперативной полиграфии, множительные, брошюровальные и. другие устройства.
Таким образом, при организации управленческом процессов с использованием средств организационной техники необходимо: закреплять за каждым подразделением и исполнителем строго ограниченное количество однотипных видов работ, что позволит значительно сэкономить труд, повысить качество продукции и накопить опыт по выполняемой работе; учитывать индивидуальные способности работников управления; выделять из процессов управления такие работы, которые поддаются механизации и автоматизации; обеспечивать правильное соотношение между численностью руководящих работников и рядовых исполнителей (следует также исходить из рационального соотношения между численностью инженеров (И) и техников (Т):И/Т = ~Чг); разрабатывать для руководителей предприятий систему показателей, отражающих в полном объеме работу подчиненных подразделений; ограничивать объем корреспонденции, просматриваемой руководителем предприятия; ограничивать количество совещаний и планировать их с заранее разработанной повесткой дня по наиболее важным вопросам, требующим коллективного решения; соблюдать правило, согласно которому поступление информации снизу вверх должно соответствовать организационной структуре, т. е. каждый работник передает информацию своему непосредственному начальнику.