Средства накопления, поиска и транспортирования документов разделяют на архивное оборудование, картотеки, оборудование для хранения и поиска перфокарт и микрофильмов, а также для внутри-учрежденческой транспортировки документации.
Архивное оборудование представляет собой различные шкафы-стеллажи и стеллажи, предназначенные для хранения калек, чертежей и папок с различной информацией.
Стационарные стеллажи и шкафы-стеллажи выпускаются в основном металлические и штампованные. Предназначены для хранения чертежей в развернутом виде и в рулонах, книг, папок и т. п. Чаще всего стационарные стеллажи состоят из отдельных секций.
Более удобные передвижные стеллажи, которые позволяют в некоторой степени механизировать процесс поиска необходимой документации. Они передвигаются по рельсам и располагаются вплотную друг к другу. Такие стеллажи дают возможность сэкономить 60—70% площади архива и выпускаются как с верхними, так и с нижними тележками.
Очень удобными являются шкафы-стеллажи с подвесными папками. Сами папки из шкафов не вынимают: документы вкладывают и извлекают из них. При таком хранении возможна четкая индексация материала.
Картотеки очень разнообразны и отличаются конструкцией, емкостью и различной степенью механизации; предназначены для хранения картотек с нанесенной на них информацией. Основные виды картотек: вертикальные, подвесные, плоские, вращающиеся, специальные.
Вертикальные картотеки выпускаются деревянные и металлические, настольного и напольного исполнения. Некоторые из них имеют телескопические выдвижные ящики, могут устанавливаться на специальные тележки.
К преимуществам вертикальных картотек можно отнести: простоту, дешевизну, большую вместимость, легкость замены старых и ввода новых карточек. Их недостатки: поиск материала требует значительного времени, материал обозрим только на одной стороне карточки, ящики заполняются неполностью; картотека с выдвижными ящиками требует вдвое больше рабочей площади, чем она занимает; можно ошибиться и поставить карточку в неверное положение; карточки пылятся и лохматятся.
Широкое распространение получили подвесные картотеки, которые могут быть использованы и для хранения некартотечных материалов. Такие картотеки позволяют экономить площадь в два раза по сравнению с картотеками с выдвижными ящиками и экономить затраты на внедрение за счет простоты конструкции.
Плоские (горизонтальные) картотеки выпускаются в виде папок, ступенчатых картотек и применяются на тех участках работы, где требуются большая обозримость материала и быстрота наведения справок. Эти картотеки разделяют на вклейные, в которых карточки наклеены на щиток или вклеены в папку; с вынимающимися карточками.
Основное их достоинство — возможность применять методы графической визуальной сигнализации, что значительно облегчает процесс поиска необходимой информации. Недостатки этих карточек: возможность обзора достигается за счет стационарного крепления каждой карточки с помощью отдельного держателя, что увеличивает расход места при небольшой вместимости ящика; увеличивается объем работы на операции поиска карточек, внесения записи и возвращения карточек на место; высокая стоимость карточек.
В настоящее время автоматизирована подача ящика (лотка) к рабочему месту служащего, причем небольшие размеры лотков позволяют значительно увеличивать емкость шкафа.
Вращающиеся картотеки позволяют еще больше, чем плоские, автоматизировать процесс поиска необходимой информации; выпускаются в настольном и напольном вариантах.
Преимуществами таких карточек являются: быстрый поиск справок; потребность в небольшой площади, так как их можно наращивать в высоту; легкость введения и изъятия документов; возможность приспосабливать картотеку к нуждам отдельного рабочего места; возможность полной автоматизации подачи карточки. Недостатки: неудобства при регистрации; трудность разделения карточек; с картотекой может работать лишь один оператор; высокая стоимость оборудования.
К специальным картотекам относятся ленточные указатели, которые монтируются из отдельных вставных, полосок плотного картона с нанесенной на них информацией. Такая картотека хорошо читается и легко обозревается; отдельные данные можно перемещать, не нарушая общего порядка их расположения. Недостатки: громоздкость в работе; трудоемкость вставки новых полосок; высокая стоимость картотек.
К основным достоинствам таких картотек относятся: возможность одновременного поиска карточек по нескольким признакам; исключение необходимости в порядковой расстановке; высокая скорость поиска и универсальный характер информации. Недостатки: необходимость в специальном оборудовании для кодирования и поиска перфокарт, большая трудоемкость кодирования.
Из оборудования для хранения и поиска информации наиболее совершенными являются перфокарты, которые позволяют механизировать и автоматизировать процесс поиска. Наибольшее распространение получили перфокарты с краевой перфорацией, поиск которых осуществляется с помощью специальных селекторных устройств или вручную с помощью спиц.
Используя машинные перфокарты, можно механизировать кодирование перфокарт, контроль, поиск, сортировку и отбор нужных документов с помощью счетно-перфорационных машин. Кодирование и поиск перфокарт производятся с помощью двух машин — перфоратора и сортировки.
Последние комментарии